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物资公司:新方法带来高效率
2018-10-15 本站通讯员 刘鹏 胡敏 编辑 李岩 来源 淄矿网站   (点击: )

    本站讯 日前,物资公司设备配件部工作人员傅金霞接到唐口煤业公司400余条物资采购计划订单后,登入SAP系统,仅用20分钟就完成了订单采购。在以前,要完成这样一份订单至少需要近两个小时。

    “工作效率的提升要得益于‘三步一簿’工作法的应用。”傅金霞说。物资采购是物资公司整个供应链流程中的关键环节,需登入该公司引进的SAP系统来完成。上游对应使用单位计划提报,下游连接供应商的采购订单,同时兼顾财务结算,均离不开大量基础数据的处理。工作人员需要通过手动查找、复制、粘贴对应的数据,然后制作不同类型的SAP模板表格,上传到SAP系统,不仅人工劳动强度高,而且工作效率低。

    为此,该公司设备配件部工作人员结合工作实际,创新制定了“三步一簿”工作法,简化了制作SAP各类数据模板的流程,降低了劳动强度和人工汇总容错率,大幅度提高了工作效率。

    “之前因为完不成订单,部门工作人员加班加点是‘家常便饭’,‘三步一簿’工作法’实际运用后,实现了物资价格信息的快速甄别,工作效率提升了近60%,进一步提高了物资供应能力。”该公司设备配件部部长王钱宝说。 

    据王钱宝介绍,“三步一簿”工作法,即:第一步,利用OFFICE函数自动甄别出已维护SAP系统基础数据的物资,此类物资可以直接制作采购订单;第二步,利用OFFICE函数自动匹配出有年度招标价但未维护SAP相关信息的物资,通过SAP模板维护相关基础数据后制作采购订单;第三步,将无年度招标价物资转入招标比价流程,待中标结果确定后制作采购订单;“一簿”即整个采购订单制作流程在一个工作簿内完成,该工作簿以招标比价汇总表、供应商代码数据表、SAP系统基础数据汇总表为数据库,并建立和SAP系统中招标价、采购价、采购信息记录上载模板统一格式的工作表。

    以煤矿设备专用配件为例,物资计划月均2200余条,在采用“三步一簿”创新工作法之前,已维护价格信息和有价格未维护信息的物资混在一起,能做订单与不能直接做订单的不能快速鉴别,导致招标比价采购的时间滞后。

    据了解,该公司实施“三步一簿”创新工作法以来,大大缩短了采购物资计划落实和询比价时间,极大的提高了工作效率。截至9月底,该公司设备配件部共计落实物资采购计划17883条,询比价次数714次,采购金额5500余万元,创效资金200余万元。

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